МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИИ
ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА

(ЧОУ ИМБ)
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по учебной работе
________________Е.А.Мороз
«____»_____________2011г

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ДИСЦИПЛИНЫ

Документирование управленческой деятельности


Москва, 2011




УМК составлен на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и типовой (примерной) программы дисциплины "Документирование управленческой деятельности ".

Составители УМК:

___________________________  /доц.,к.т.н.   Демина Л.М./

Учебно-методический комплекс утвержден на заседании кафедры 30 августа 2011 года


1. Цели и задачи дисциплины

1.1. Цели дисциплины

Цель дисциплины Документирование управленческой деятельности - научить правилам составления и оформления документов, обработки и подготовки документной информации, возникающей в процессе деятельности организаций.

Основной задачей дисциплины Документирование управленческой деятельности является: получение специальных знаний в области делопроизводства и ведения служебной документации; приобретение практических навыков правильного оформления текстового и табличного материала; приобретение умений составления и оформления служебных, деловых документов с использованием персонального компьютера.

1.2. Задачи дисциплины

Основной задачей дисциплины Документирование управленческой деятельности является: получение специальных знаний в области делопроизводства и ведения служебной документации; приобретение практических навыков правильного оформления текстового и табличного материала; приобретение умений составления и оформления служебных, деловых документов с использованием персонального компьютера

2. Требования к уровню освоения дисциплины

2.1. Уровень освоения дисциплины

В результате изучения дисциплины студенты должны знать:

основные правила составления и оформления служебных документов, соответствующие нормативы и стандарты; методы работы с использованием персонального компьютера
Терминологию в области документационного обеспечения делового
Нормативные документы, регламентирующие составление и оформление документации, порядок работы с ними
Технологию, применяемую при документационном обеспечении управления в организациях

В результате изучения дисциплины студенты должны уметь:

правильно составить и оформить тексты и документы, такие как письма, приказы, протоколы, акты, служебные и докладные записки, заявления.
пользоваться изученными стандартизированными терминами
применять на практике государственные стандарты и другие нормативно - методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения делового общения
выполнять определенные виды работ по организации документационного обеспечения делового общения

2.2. Связь с предшествующими дисциплинами

Для изучения дисциплины необходимо предварительное усвоение курса Русского языка и Информатики

3. Виды учебных занятий по дисциплине и их объёмы (в часах)


Вид учебных занятий Всего Семестры

7
Общая трудоемкость дисциплины 144 144
Аудиторная нагрузка 15 15
Лекции 2 2
Практические занятия (семинары) 5 5
Лабораторный практикум 8 8
Самостоятельная работа 129 129
Курсовой проект (работа) - -
Вид промежуточной аттестации
зачет

4. Содержание дисциплины

4.1. Тематическое содержание дисциплины

Тема 1. Цель и задачи курса Документирование управленческой деятельности. Основные понятия.
Краткая история развития служб документации и секретарских служб в России. Цель и задачи делопроизводства, связь делопроизводства с юридическими и другими науками. Документ и системы документации. Определения, основные понятия по ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к службам документационного обеспечения управления. Документ и системы документации. Определения, основные понятия. Термины и определения. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к службам документационного обеспечения управления. Унификация и стандартизация документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ 6.38-2003. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация документов.

Тема 2. Основные требования к составлению и оформлению документов. Унификация и стандартизация.
Форматы бумаги, используемые для изготовления управленческих документов в соответствии с ГОСТ 9327 - 60. Правила составления форматов бумаги, соотношение размеров и площадей смежных форматов. Повышение производительности труда, экономия материалов, сохранность документов за счет использования стандартных форматов бумаги и ее качества. Правила оформления текстового материала. Выделение абзацев. Красная строка. Заголовки, подзаголовки, правила их написания. Нумерация страниц. Главы, пункты подпункты. Правила оформления примечаний, приложений и обоснований к тексту. Правила оформления библиографии. Основные технико-орфографические правила. Снятие копий документов

Тема 3. Реквизиты деловых документов. Формуляр-образец документа.Требования, предъявляемые к бланкам и текстам документов.
Понятие формуляра-образца документа. Требования к форме бланка и виды бланков для различных организационно-распорядительных документов. Основные реквизиты бланка, их расположение и содержание, поля (отступы). Датирование документов. Адресование документов. Утверждение документов. Заголовок к тексту. Согласование текстов служебных документов. Визирование документов и простановка печати. Служебные отметки на документах. Требования к тексту документов. Оформление текста организационно-распорядительных документов в виде анкет, таблиц, связного текста, а также в виде соединения этих форм. Требования к анкетам, таблицам. Использование современной техники и технологий при создании документов и /или бланков документов (персональный компьютер, специализированные компьютерные программы, программное обеспечение и сопровождение делопроизводства и корреспонденции).

Тема 4. Организационно - распорядительные документы.
Понятие организационно - распорядительных документов. Классификация. Организационные документы.Понятие организационных документов. Основные правила составления и оформления уставов, положений, инструкций. Составления и оформления постановлений и решений. Штатная численность и штатное раписание. Понятие распорядительных документов. Основные правила составления и оформления приказов.Приказы по вопросам общей деятельности. Приказы по личному составу. Реквизиты выписки из приказа.

Тема 5. Информационно-справочные документы.
Понятие информационно - справочных документов. Протокол. Основные правила составления и оформления протокола. Выписка из протокола. Краткий протокол. Сокращенный протокол. Акты. Справки. Объяснительные и докуладные записки.

Тема 6. Деловая корреспонденция. Кадровая документация
Типовые и трафаретные письма. Классификация писем. Структура письма. Стандартные фразы и выражения. Информативность и убедительность делового письма. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий. Отдельные виды писем : письма-просьбы, сопроводительные письма. договорныеписьма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, гарантийные письма, письма-запросы и письма-ответы.Заявление. Трудовой договор (контракт). Резюме. Оформление приказов по личному составу. Трудовая книжка. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Правила и форма коммерческой переписки с зарубежными партнерами. Деловое письмо международного образца.

Тема 7. Организационные документы.Организация документооборота. Систематизация документов.Организация хранения документов
Понятие документооборота. Три основных потока документации: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы. Организация работы с документами: прием (создание) и регистрация, рассмотрение руководителем и принятие решения, адресование исполнителям, контроль исполнения, завершение исполнения (отправка) Понятие классификации документов. Понятие дел и номенклатуры дел. Форма номенклатуры дел. Форма итоговой записи к номенклатуре дел. Утверждение номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел. Пример составления номенклатуры дел.Группировка документов в дела. Дела постоянного и временного сроков хранения, описи таких дел. Понятие архива, его оборудование. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка. Передача дел на государственное хранение.

Тема 8. Информационные системы для организации делопроизводства. Автоматизация процесса.
Современные способы и техника создания документов. Информационные системы для организации делопроизводства. Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота.Понятие электронно - цифровой подписи и шифрования информации. Структура работы. Правила оформления разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Нумерация страниц, графического материала (таблиц, графиков, чертежей, рисунков). Оформление приложений, подстрочных ссылок. Оформление списка литературы. Титульный лист.

Тема 9. Рекомендации по оформлению студенческих работ.
Структура работы. Правила оформления разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Нумерация страниц, графического материала (таблиц, графиков, чертежей, рисунков). Оформление приложений, подстрочных ссылок. Оформление списка литературы. Титульный лист.

Тема 10. Подготовка документов к архивному хранению.
Дела постоянного и временного сроков хранения, описи таких дел. Понятие архива, его оборудование. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка. Передача дел на государственное хранение.

4.2. Разделы дисциплины и виды занятий

Раздел дисциплины Всего Количество часов
Самостоя- тельная работа Аудиторные занятия
Лекции Практи- ческие занятия Лабора- торный практикум
Семестр 7
Тема 1. Цель и задачи курса Документирование управленческой деятельности. Основные понятия. 13 13



Тема 2. Основные требования к составлению и оформлению документов. Унификация и стандартизация. 15 13
1
1

Тема 3. Реквизиты деловых документов. Формуляр-образец документа.Требования, предъявляемые к бланкам и текстам документов. 15 13
1
1

Тема 4. Организационно - распорядительные документы. 14 13

1

Тема 5. Информационно-справочные документы. 15 13

2

Тема 6. Деловая корреспонденция. Кадровая документация 15 13


2
Тема 7. Организационные документы.Организация документооборота. Систематизация документов.Организация хранения документов 15 13


2
Тема 8. Информационные системы для организации делопроизводства. Автоматизация процесса. 15 13


2
Тема 9. Рекомендации по оформлению студенческих работ. 15 13


2
Тема 10. Подготовка документов к архивному хранению. 12 12



Итого 144 129 2 5 8

4.3. Содержание дисциплины по видам занятий

4.3.1. Лекции

Раздел дисцип- лины (тема) Название лекции Кол-во часов
Семестр 7
Тема 2. Основные требования к составлению и оформлению документов. Унификация и стандартизация.
1
Тема 3. Реквизиты деловых документов. Формуляр-образец документа.Требования, предъявляемые к бланкам и текстам документов.
1
Итого 2

4.3.2. Практические занятия (семинары)


Раздел дисцип- лины (темы) Содержание практического занятия (семинара) Кол-во часов
Семестр 7
Тема 2. правила оформления и расположения всего набора из 30 реквизитов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
1
Тема 3. правила оформления и текстового наполнения системы организационно-правовых документации, в том числе, устава, положения, штатного расписания, структуры и штатной численности, должностной инструкции, трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка
1
Тема 4. правила оформления и текстового наполнения системы распорядительной документации, в том числе, приказ по основной деятельности, приказ по личному составу (простой и сложный), распоряжение, указание, решение, постановление.
1
Тема 5. правила оформления и текстового наполнения системы информационно-справочной документации, в том числе, протокол, справки, объяснительные и докладные записки, акт, доклад, письмо, телеграмма, телефонограмма, факс.
2
Итого 5

4.3.3. Лабораторный практикум


Раздел дисцип- лины (тема) Название лабораторной работы Кол-во часов
Семестр 7
Тема 6. Отработка материала
2
Тема 7. Отработка материала
2
Тема 8. Отработка материала
2
Тема 9. Отработка материала
2
Итого 8

4.4. Самостоятельная работа студентов

Номера недель Раздел дисцип- лины (тема) Вид самостоятельной работы Название (содержание) работы Кол-во часов
Семестр 7
1-7 Темы 1, 2, 3, 4 Самостоятельное изучение Стандартизация и унификация. Правила работы с ГОСТ 6.30 - 2003.Подготовка к формированию бланков документов. Образцы документов. Понятие формуляр - образец.Понятие организационной документации. Виды, правила оформления
71
8-17 Темы 5, 6, 7, 8 Самостоятельное изучение Порядок оформления деловой переписки.Подготовка к проверке изученного материала, знаний и навыков.
58
Итого 129

5. Текущий контроль успеваемости и промежуточная аттестация

5.1. Текущий контроль успеваемости

5.1.1. Контроль самостоятельной работы студентов

5.1.2. Текущий контроль знаний студентов

Текущий контроль знаний (ТКЗ) студентов (в часы лекций)
Раздел дисцип- лины (тема) Содержание ТКЗ Кол-во часов
Семестр 7
Темы 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 Компьютерное тестирование;
1
Текущий контроль знаний (ТКЗ) студентов (в часы практических занятий)

Раздел дисцип- лины (тема) Содержание ТКЗ Кол-во часов
Семестр 7
Текущий контроль знаний в 7 семестре
Темы 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 Проверка уровня готовности студента
1

5.1.3. График текущего контроля успеваемости студентов

Семестр 7
Недели 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
КТ

КТ

Опрос

Опрос



Виды текущего контроля
ЗКурсПр - Защита курсового проекта ; ЗКурсР - Защита курсовой работы; ЗЛР - Защита лабораторной работы; КТ - Компьютерное тестирование; Контр - Контрольная работа; ПТ - Письменное тестирование; ЗР - Представление и защита реферата; ПрЛР - Проверка и прием лабораторных работ; ПДЗ - Проверка и приём домашнего задания; ПрРГР - Проверка и приём расчётно-графической работы; ПГ - Проверка уровня готовности студента; ПрКТ - Промежуточное компьютерное тестирование; Опрос - Устный опрос

5.1.4. График самостоятельной работы студента

Семестр 7
Недели 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
СИ

СИ











СИ






СИ



Формы самостоятельной работы
РГР - Выполнение расчётно-графической работы; ДЗач - Диф. зачет; ДЗ - Домашнее задание; КурсР - Курсовая работа; КурсПр - Курсовое проектирование; ПЛР - Написание отчета и подготовка к защите лабораторной работы; ПТ - Подготовка к тестированию; ПОтч - Подготовка отчета по практике; Практика - Практика; Реферат - Реферат; СИ - Самостоятельное изучение; Соб - Собеседование

5.2. Промежуточная аттестация

7 семестр - зачет

6. Учебно-методическое обеспечение дисциплины

6.1. Основная литература

1. Парова Л.М.   Документирование управленческой деятельности :учеб. пособие.  МГИУ,  2007 -  83c.
2. Кирсанова М.В.   Современное делопроизводство : учеб. пособие для вузов.  ИНФРА-М.Сибирское соглашение,  2006 -  120c.

6.2. Дополнительная литература

3. Крылова И.Ю.   Документирование управленческой деятельности.  С-Пб.: Питер,  2005

6.3. Периодические издания

1. "Информационный вестник". ()  ВНИИДАД,

6.4. Ресурсы интернет

1. ВНИИДАД. (http://i-m-b.ru/learning/UMK/www.vniidad.ru)
2. Электронные офисные системы. (http://i-m-b.ru/learning/UMK/www.eos.ru)

7. Средства обеспечения освоения дисциплины

Программы

  1. Тетради для выполнения лабораторных работ. Методические указания (рукописные), проверочные тесты. Пакет прикладных программ Microsoft Office
  2. Информационно - поисковые системы "КонсультантПлюс", "Гарант"
  3. ППО "Автоматизированный документооборот
  4. Пакет прикладных программ Microsoft Office
  5. Любой текстовый редактор

Демонстрационные материалы

  1. Слайды, лекционный материал в электронном виде
  2. Автоматизированные информационные системы

Оборудование и аппаратура

  1. Персональный компьютер

Макеты

  1. Слайды для демонстрации лекционного материала
  2. Слайды для подготовки к выполнению лабораторных работ

Лабораторные материалы

  1. Операционная среда Widows 2000, XP
  2. ППО "Автоматизированный документооборот"
  3. СПС "КонсультантПлюс", "Гарант"
  4. Тетрадь со структурированными разделами для оформления отчетов по лабораторным работам

Другое

  1. Тетради для оформления лабораторных работ
  2. Методические указания (рукописные)
  3. Варианты заданий для выполнения лабораторных работ
  4. Вопросы для самоконтроля и подготовки к лабораторным работам

Приложения

Приложение 1

Методические рекомендации для преподавателя

Тема занятий Виды учебных занятий Средства обучения Методы обучения Формы текущего контроля Рекомендуемая литература
Тема 2 Лекции Персональный компьютер
лекционный материал в электронном виде
Компьютерное тестирование.
[1] c.1-30
[2] c.1-25
[3] c.23-56

Тема 2 Практическое занятие Персональный компьютер
лекционный материал в электронном виде
Устный опрос.
[1] c.1-60
[2] c.2-45
[3] c.12-67

Тема 3 Лекции Персональный компьютер
лекционный материал в электронном виде
Компьютерное тестирование.
[3] c.16-56
[2] c.25-45

Тема 3 Практическое занятие Персональный компьютер
лекционный материал в электронном виде
Устный опрос.
[3] c.25-78
[2] c.30-65

Тема 4 Практическое занятие Персональный компьютер
лекционный материал в электронном виде
Устный опрос.
[2] c.65-89
[3] c.78-115

Тема 5 Практическое занятие Персональный компьютер
лекционный материал в электронном виде
Устный опрос.
[2] c.92-117
[3] c.109-178

Тема 6 Лабораторная работа
Отработка материала

[1] c.56-68

Тема 7 Лабораторная работа
Отработка материала

[2] c.87-95

Тема 8 Лабораторная работа
Отработка материала

[2] c.97-105

Тема 9 Лабораторная работа
Отработка материала

[1] c.70-81

Приложение 2

Методические указания студентам для самостоятельной работы

Раздел дисцип- лины (тема) Вид самостоятельной работы Форма текущего контроля Необходимая
литература
Рекомендуемая
литература
Семестр 7
Темы 1, 2, 3, 4 Самостоятельное изучение
Стандартизация и унификация. Правила работы с ГОСТ 6.30 - 2003.Подготовка к формированию бланков документов. Образцы документов. Понятие формуляр - образец.Понятие организационной документации. Виды, правила оформления
Проверка уровня готовности студента
[1] с.4-41
[2] с.5-120
Темы 5, 6, 7, 8 Самостоятельное изучение
Порядок оформления деловой переписки.Подготовка к проверке изученного материала, знаний и навыков.
Проверка уровня готовности студента
[1] с.41-80
[2] с.5-120

Приложение 3

Дополнительные учебно-методические материалы по дисциплине

Список экзаменационных вопросов (вопросов для зачёта) по дисциплине
  1. Что такое делопроизводство? Какова роль делопроизводства в организации управления предприятием? Назовите основные задачи и функции делопроизводства.
  2. Назовите основные этапы становления делопроизводства в России. Что такое ДОУ? Что такое документирование? Что такое документооборот?
  3. В чем заключается суть унификации? Назовите основные виды стандартов и нормативных документов.
  4. Назовите форматы бумаги, разрешенные для оформления деловых документов. Для чего они применяются? Для чего предназначены поля? Какие размеры полей предусматриваются для организационно-распорядительной документации? Как осуществляется нумерация страниц в документе? Запишите текущую дату цифровым и словесно цифровым способом. Какой способ является наиболее удобным?
  5. Что понимается под юридической силой документа? Какие виды документов включает в себя система организационно-распорядительной документации? Что такое реквизиты документа? Назовите основные реквизиты документов. Что такое формуляр-образец документа? На какие зоны делится площадь формата документа? Какие реквизиты входят в угловой штамп? Какие реквизиты размещаются
  6. Из чего состоит гриф утверждения? Какие документы подлежат утверждению? Какие из них могут утверждаться другим документом?
  7. Назначение и особенности распорядительных документов
  8. Назначение и особенности организационных документов
  9. Назначение и особенности информационно-справочных докумен-тов.
  10. Организация служебной переписки
  11. Расположение реквизитов заголовочной части
  12. Организация документооборота и жизненный цикл документа
  13. Отличительные особенности служебных и докладных записок
  14. Случаи составления документов личного происхождения и правила их оформления
  15. Отличительные особенности гарантийных писем
Темы курсовых работ (проектов)
Понятие классификации документов. Понятие дел и номенклатуры дел. Форма номенклатуры дел. Форма итоговой записи к номенклатуре дел. Утверждение номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел. Пример составления номенклатуры дел.
Темы рефератов
Тема 1. Цель и задачи курса Документирование управленческой деятельности. Основные понятия.
Вопросы для самоконтроля:
  1. Что такое делопроизводство? Какова роль делопроизводства в организации управления предприятием?
  2. Назовите основные задачи и функции делопроизводства.
Тема 2. Основные требования к составлению и оформлению документов. Унификация и стандартизация.
Вопросы для самоконтроля:
  1. В чем заключается суть унификации? Назовите основные виды стандартов. Назовите форматы бумаги, разрешенные для оформления деловых документов. Для чего они применяются?
  2. Запишите текущую дату цифровым и словесно цифровым способом. Какой способ является наиболее удобным?
  3. Каковы основные принципы размещения таблиц
  4. Для чего предназначены поля
  5. Как осуществляется нумерация страниц в документе?
Тема 3. Реквизиты деловых документов. Формуляр-образец документа.Требования, предъявляемые к бланкам и текстам документов.
Вопросы для самоконтроля:
  1. Что такое реквизиты документа? Назовите основные реквизиты документов.
  2. Что такое формуляр-образец документа?
  3. На какие зоны делится площадь формата документа?
  4. Какие реквизиты входят в угловой штамп?
  5. Какие реквизиты размещаются на рабочем поле документа?